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譚惠全:年鑒編寫的資料收集和整理

2019-01-24 下午 03:41:42    來源:《廣東建設年鑒》    點擊數:

  資料性是年鑒的最基本屬性,它決定和影響年鑒的思想性、科學性、綜合性、地方性等其他性質。年鑒的資料是在一定思想、觀點統率下的資料,能夠反映所記事物的規律和本質面貌。

  年鑒的價值、年鑒的實用性,在于它能提供真實、準確、翔實的年度性資料。

  搜集資料、整理資料是年鑒編寫最為基礎的工作,是年鑒編寫的先決條件。收集的資料越全面,年鑒反映的信息就越豐富,讀者的使用面就越寬廣;收集的資料越新穎,年鑒記載的亮點就越多,讀者的閱讀興趣就越濃厚;收集的資料越準確,年鑒的權威性就越高,讀者的肯定程度就越增加。

  一、年鑒資料的幾種類型

  地方專業年鑒的資料,按照編寫者加工程度的深淺可分為一次文獻、二次文獻、三次文獻。一次文獻、二次文獻是年鑒編寫前收集的主要對象,三次文獻是編寫者對有關的一次文獻、二次文獻進行廣泛深入的分析研究之后綜合概括、加工提煉而成的產物。

  (一)一次文獻

  是指沒有經過編選者編輯加工的原始性文件資料。所謂“原始性”,在年鑒中是原文照登,編者不刊一詞。年鑒在特載、法規文件、附錄等篇目都收錄了大量一次文獻。一次文獻也是加工整理線索性資料(二次文獻)和編寫條目(三次文獻)的原始資料。一次文獻的主要類型有:地方或部門頒發的法律法規和行政規章,這些法律法規和行政規章具有無可替代的權威性、強制性、指導性,因而具有重要的參考意義和檢索意義;領導機關工作報告和公報文告,這類文獻涉及面廣,并代表領導機關立場,具有普遍意義和權威性;具有重要存查價值的學術論文和調研報告,這類文獻往往代表人們一個時期認識世界和改造世界的水平,一些與人民生活密切相關的社會調查報告,具有較高的查檢價值。

  (二)二次文獻

  通常是在對一次文獻進行加工(壓縮、概況、抽象、整理、標識、繪制等)的基礎上形成,其基本類型有:文摘、目錄和名錄、大事記和專項年表、簡介、統計表和統計示意圖、照片、索引等。不論哪種類型的二次文獻均具有以下特點。一是具有高度濃縮性,信息量大;二是客觀準確,確切地記述原始文獻的重要內容,不加評論和解釋,忠實于原始文獻;三是完整獨立,是把原始文獻內容濃縮成另一種表現形式,具有使用價值。

  (三)三次文獻

  是年鑒內容的主體,其表現形式是條目。“條目是年度客觀事實及相關情況、資料的集合體,是條目化年鑒主體內容的基本尋檢單元和相對獨立的信息主題。”條目在不少年鑒中的篇幅達到60%~70%。精心編寫條目,充實條目內容并提高其有效信息含量,是強化年鑒資料性,提交年鑒編纂質量的重要保證。

  二、年鑒資料的內容體現

  資料,是用作參考或依據的材料,如參考資料、統計資料等。年鑒條目的資料性,主要體現在事實資料和數據資料兩個方面。

  (一)事實資料

  事實,即人們生活中的一切活動和所能遇到的一切社會現象的真實情況。年鑒條目,無論是消息主題條目,情況主題條目,還是知識主題條目、資料主題條目,都包含大量事實資料。如概況類條目,年年設立,逐年更新資料,綜合反映部門、行業、地區的基本情況,可勾畫出相應領域發展變化的軌跡。這些資料是年鑒內容不可或缺的部分。又如單一性記事條目,體現事物年度發生是新事、要事、大事和特事。這些資料因事物的偶然性而具有新鮮感,反映年度特色,具有很大的實用參考價值和存史價值。

  (二)數據資料

  數據,是進行各種統計、計算、科學研究或技術設計等所依據的數值。條目中的數據資料,就是條目內容所包含的大量統計數字。這些統計數字,用來表示時間與空間、質與量、增加與減少、變化趨勢與發展規律,反映客觀事物的基本情況和本質特征。年鑒的資料性、真實性、科學性、系統性、實用性和權威性在很大的程度上是通過數字來體現的。

  三、年鑒資料的搜集渠道

  要使用年鑒的編寫得心應手,就需要做好資料搜集工作。現在許多專業年鑒編纂實行的是“黨委領導、行業主管部門主持、有關業務單位承編、其他單位配合的體制,資料收集的主體一般是年鑒編輯和機關各處室、各行業部門,各單位承擔編寫有關篇目內容的撰稿人。年鑒的框架設計方案制訂以后,撰稿人接到分配的寫作任務,就要進一步搜集資料,擬定題目,著手寫作。那么,搜集資料從哪幾方面來進行呢?

  首先,是通過行政指令化途徑來征集。行政手段是收集資料的主要途徑,也是必不可少的途徑。編纂專業年鑒是一項龐大的系統工程,牽涉到各個地區、各有關部門、行業、單位,動用大量的文字材料綜合寫作人員,因而離不開各級部門、單位的支持配合。作為承擔撰稿任務的部門,其主要工作集中在資料的收集和初稿的編寫環節,應擬訂資料收集的清單、資料報送的范式,經部門主管領導的批準,以行政方式印發通知到下屬單位,確定責任人,一級抓一級,層層抓落實,確保資料收集渠道暢通無阻。行政手段的優點是帶有強制性,能夠保證及時獲取指定的資料,缺點是被動性,難以避免搪塞應付現象的發生。因此行政途徑是必要的但不是充分的,做好資料收集工作必須發揮撰稿人的主觀能動性,通過其他途徑來彌補。

  個人采集途徑是資料收集工作的重要補充。盡管各行業、各部門、各單位的年鑒編寫人員大多是從事綜合材料工作的,對本部門本行業的情況比較熟悉,但一個人的精力畢竟有限,不可能對所有的情況都了解,而且下屬單位和其他科室提供的資料難以做到百分之百全面、系統、真實、準確。這就必須依靠個人采集的途徑來彌補。通過深入下屬單位開展調查,向從事具體工作的人員咨詢,了解具體情況,核對有關數據,捕捉相關信息。下筆之前,還要從下列途徑收集和占有盡可能多的資料:

  1.研究有關的年度總結、匯報、簡報、會議材料、統計報告和大事紀要。這些資料都經過層層把關,嚴格審核,具有較強的系統性、歸納性、是現成的年鑒資料。通過收集和利用這些資料可以獲得事半功倍的效果。值得注意的是,年鑒需要寫作的條目或文章畢竟與總結、匯報的性質和體裁不同。研究這些材料,是為了對某項工作一年的進展情況——成績、經驗、缺點和問題有一個大體的了解和認識,掌握某些基本情況、數據或典型事例,從中擷取或提煉若干資料,還可以獲得某些進一步采訪、調查的線索。

  2.從報紙刊物中搜集有關的資料和信息。地方年鑒可以從當地的報紙刊物搜集有關的資料和信息,專業年鑒也可以從有關的專業報刊中搜集。報紙的新聞報道也許是零碎的、片段的、不全面的,但它多少可以向年鑒作者提供某些采訪的線索,以便進一步核實補充,成為年鑒寫作的完整資料。報刊上有些資料甚至可以成為半成品,供作者加工成一篇好的條目。

  3.巧借網絡收集、補充、核實資料。如今的網絡已滲透人們的工作、學習、生活的各個方面。網絡上的資料快捷,豐富且廣泛。作為年鑒編寫者要熟練掌握上網查找資料的技能,以便提高工作效率。目前網絡上的信息良莠并存,要利用具有公信力、權威性的“官網”發布,搜索政府網站、部門網站、專業網站上刊登的有關資料,辨別、摒棄來路不明或可信度低的網站信息。

  四、年資料的考訂整理

  年鑒資料收集后,還需要對收集到的資料分門別類梳理整合、考別訂正,確保年鑒資料可信、可用和可讀。對年鑒資料的考訂整理的六法有以下幾種:

  (一)刪繁就簡,去粗取精,對資料進行由表及里的選擇

  年鑒內容以有限數量和篇幅反映大千世界,不可能兼收并蓄,“眉毛胡子一把抓”。要對所收集到的資料進行全面估量,從中選出重大的、有代表性的選題,做到大事不漏,收錄平衡,著重保留有重大社會價值和重點資料價值的題材。對同類資料進行剛減合并,對所收的資料加工提煉,壓縮水分。

  (二)篩查審核,實事求是,對資料進行去偽存真的處理

  通過各種途經收集到的資料,由于各種原因,難免會存在一些不真實、不準確,甚至是錯誤的信息。因此,必須對收集到的所有原始資料進行分析、比較、鑒別、計算、校正、剔除不真實、不準確甚至錯誤的資料,確保資料的真實準確與可信。在資料選取上,一是選擇最真實可信、最具權威性的資料。例如同一類的數字資料,首先要分清這些數字的來源,來歷不明的數字最好不要。都有來源,但來源不同,一種是使用單位臨時統計的,一種是統計部門統計的,兩者有差異,應選擇統計部門的。二是同類型的資料,有新的舊的,新舊都出自同一部門,但前后有予盾,就應該選擇最新的數字資料。三是在眾多的同類資料中,有原始的第一手資料,有間接第二手、第三手資料,遇到這種情況,應當選擇原始的第一手資料。

  (三)編排匯總,拾遺補缺,對資料進行補充完善

  經過以上去粗取精、去偽存真的資料整理后,就可以將收集到的資料按照編寫大綱進行編排匯總,以便查找所遺漏的信息資料,并對遺漏的資料進行拾遺補缺的工作,確保年鑒收集資料的全面性和系統性,以便于保留和利用。(本文作者 譚惠全 是中國出版協會年鑒工委會顧問、廣州年鑒社原社長)

責任編輯:廖靜
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